Notice en matière de protection des données à caractère personnel

1. Qui sommes-nous ?

Le Responsable du traitement de vos Données Personnelles est l’entreprise Jean Singer & Cie SA, route de la Gare 70, 2017 Boudry, Suisse, +41 32 911 13 13, info@singersa.ch (ci-après aussi : le « Responsable » et/ou « nous »).

2. Quelles Données Personnelles traitons-nous et à quelles fins ?

Les Données Personnelles sont les informations vous concernant (ou à partir desquelles vous pouvez être identifié). Nous pouvons traiter des Données Personnelles dans les situations et pour les finalités suivantes :

• Communication : nous pouvons traiter vos Données Personnelles lorsque vous êtes en contact avec notre entreprise, par exemple lorsque vous vous adressez à l’un de nos départements ou lorsque vous nous écrivez ou nous appelez. Dans ce cas, nous pouvons généralement traiter le(s) nom(s) et les données de contact, ainsi que le contenu et l’heure des messages concernés. Nous pouvons utiliser ces données pour vous fournir des informations, traiter votre demande et communiquer avec vous. Nous pouvons également transmettre vos messages au sein de Jean Singer & Cie SA si votre demande concerne un autre département ou un autre employé.
• Site internet, courriers électroniques, newsletters et autres services informatiques : nous pouvons traiter vos Données Personnelles lorsque vous utilisez notre site internet, lors d’envois de courriers électroniques, newsletters et autres services informatiques. Une section spécifique a été ajoutée dans cette notice (voir section 3 ci-dessous).
• Visite de nos locaux : lorsque vous entrez dans nos locaux, nous pouvons procéder à des enregistrements vidéo (CCTV) dans des zones dûment identifiées à des fins de sécurité et de preuve. En outre, lorsque vous entrez/signez dans nos bâtiments, vous pouvez être amené à nous fournir des Données Personnelles telles que votre nom, votre adresse, votre employeur, votre titre, vos données d’identification, des copies de documents et votre/vos numéro(s) de téléphone, etc. Nous collectons ces Données Personnelles pour vous fournir nos services et pour des raisons de sécurité. En outre, il se peut que vous puissiez utiliser notre service Wi-Fi. Dans ce cas, nous pouvons collecter des données spécifiques à l’appareil lorsque vous vous connectez et vous demandons de fournir votre nom et votre adresse électronique à des fins de sécurité et de contrôle d’accès.
• Événements pour les clients : lorsque nous organisons des événements pour nos clients (p. ex. tels que des événements publicitaires, promotionnels, etc.), nous pouvons également traiter des Données Personnelles. Ces données peuvent inclure le nom et l’adresse des participants ou des parties intéressées et d’autres données, en fonction de l’événement.
• Partenaires commerciaux : l’entreprise Jean Singer & Cie SA collabore avec diverses entreprises et partenaires commerciaux, tels que des fournisseurs, des clients commerciaux de nos biens et services et des prestataires de services externes (par exemple, des prestataires de services informatiques). Nous pouvons traiter des Données Personnelles concernant les personnes de contact de ces entreprises (p. ex. leur nom, leur fonction, leur titre, etc.). Nous traitons ces Données Personnelles pour conclure, gérer et exécuter des relations contractuelles, à des fins de communication et de conformité, ainsi que pour des raisons de sécurité et de respect des exigences réglementaires. Nous pouvons également traiter des Données Personnelles afin d’améliorer notre orientation client, la satisfaction et la fidélisation de la clientèle (gestion des relations avec la clientèle).
• Administration : nous pouvons traiter des Données Personnelles dans le cadre de contrats et de communications, ainsi que pour notre administration interne. Par exemple, nous pouvons traiter des Données Personnelles dans le cadre de la gestion informatique ou immobilière. Nous pouvons également traiter des Données Personnelles à des fins de comptabilité, d’archivage et de statistiques et, d’une manière générale, pour examiner et améliorer les processus internes.
• Candidatures à un emploi : nous pouvons également traiter des Données Personnelles lorsque vous postulez à un emploi chez Jean Singer & Cie SA. En règle générale, nous demandons les informations et documents habituels ainsi que ceux mentionnés dans une offre d’emploi.
• Emploi : nous traitons les Données Personnelles de nos employés dans le cadre de leur emploi conformément à notre notice de protection des données des employés de Jean Singer & Cie SA.
• Respect des exigences légales : nous pouvons traiter des Données Personnelles pour nous conformer à des exigences légales. Cela comprend la mise en œuvre d’un programme de dénonciation pour signaler des actes répréhensibles présumés, des enquêtes internes ou la divulgation de documents à une autorité si nous avons de bonnes raisons ou si nous sommes légalement obligés de le faire. Dans ce contexte, nous pouvons traiter des noms, des documents ou des récits se rapportant à vous ou à un tiers.
• Protection des droits : nous pouvons traiter des Données Personnelles dans diverses constellations pour protéger nos droits, par exemple pour faire valoir des droits devant les tribunaux et les autorités locales et étrangères, ou pour nous défendre contre des réclamations.

3. Utilisation de notre site internet, courriers électroniques, newsletters et autres services informatiques

1. Notre site internet (www.singersa.ch) a été développé à l’aide du CMS WordPress qui utilise deux types de cookies principaux ne conservant pas d’informations personnelles à savoir : les cookies de session ainsi que les cookies définis par certains plug-ins. Pour de plus amples détails, nous vous invitons à consulter le lien suivant : Liste des cookies WordPress et leur utilisation.
2. Vous êtes en droit de refuser ou de limiter l’utilisation des cookies en sélectionnant les paramètres appropriés de votre navigateur. Veuillez toutefois noter que l’exclusion ou la limitation des cookies peut affecter votre expérience sur notre site internet. Pour en savoir plus sur les cookies, notamment sur la façon de les gérer, de les rejeter ou de les supprimer, vous pouvez visiter le site www.allaboutcookies.org.
3. Notre site internet utilise Google Analytics : un service fourni par Google, inc., qui retrace et génère des rapports sur l’utilisation de notre site internet. Google Analytics collecte des informations telles que votre navigateur, l’adresse IP de votre ordinateur, votre prestataire de service Internet, le site depuis lequel vous avez accédé à notre site internet, la durée de votre visite sur notre site internet et le type de dispositif que vous utilisez (par exemple : un ordinateur, un smartphone ou une tablette, ainsi que le système d’exploitation correspondant). Ces informations sont agrégées et rendues anonymes.
4. Dans le cadre de nos services, nous pouvons être amenés à utiliser votre nom et votre adresse de courrier électronique afin de vous faire parvenir des alertes, des mises à jour, des newsletters, des invitations à des événements ainsi que d’autres informations par voie électronique. Si vous recevez des communications publicitaires de notre part et que vous ne souhaitez plus les recevoir, vous pouvez vous désinscrire à tout moment en envoyant un mail à info@singersa.ch.
5. Nous pouvons aussi conserver un registre des pages auxquelles vous avez accédé pendant votre visite. Ces informations peuvent être utilisées pour améliorer le fonctionnement de notre site internet, à des fins statistiques et d’administration des systèmes.
6. Veuillez noter que nous pouvons aussi traiter vos données personnelles afin de déterminer si vous lisez nos courriers électroniques ou si vous cliquez sur les liens qu’ils contiennent.
7. Notre site peut intégrer des contenus tiers comme, par exemple des vidéos YouTube, des cartes Google Maps, des boutons de partage sur les réseaux sociaux ou d’autres éléments. Cela implique que les fournisseurs de ces contenus enregistrent votre adresse IP ou d’autres éléments. Par exemple, si vous êtes connecté à votre compte Google, l’accès à une page contenant une vidéo YouTube pourra être attribué à votre compte.

4. Sur quelles bases pouvons-nous traiter vos Données Personnelles ?

1. Nous traitons les Données Personnelles conformément à la loi applicable et sur les bases juridiques suivantes :
   • l’exécution d’un contrat ;
   • le dépôt, l’exercice ou la défense de requêtes ou de procédures juridiques ;
   • afin de nous conformer à nos obligations légales et réglementaires ;
   • un intérêt légitime ;
   • votre consentement.
2. En règle générale, vous n’êtes pas obligé de nous communiquer des Données Personnelles. Toutefois, nous devons collecter et traiter certaines données pour pouvoir conclure et exécuter un contrat, ainsi qu’à des fins de conformité et de sécurité.
3. Si vous nous fournissez des catégories particulières de Données Personnelles (par exemple, des données à caractère personnel sensibles), nous les traiterons sur la base de votre consentement. En outre, nous pouvons également utiliser vos Données Personnelles sous forme anonyme à des fins statistiques.
4. Nous n’avons pas l’intention d’utiliser vos Données Personnelles à d’autres fins que celles énumérées ci-dessus. Dans le cas contraire, votre consentement préalable sera obtenu.

5. Avec qui pouvons-nous partager vos Données Personnelles ?

1. Nous limitons l’accès aux Données Personnelles à nos employés qui ont besoin de ces informations pour les traiter dans le but concerné. Ils agissent conformément à nos instructions et sont tenus à la confidentialité et au secret lorsqu’ils traitent vos Données Personnelles et sont conscients des implications en matière de protection et de sécurité des données.
2. Nous pouvons transférer vos Données Personnelles à d’autres départements au sein de notre entreprise à des fins d’administration interne et aux fins de traitement décrites dans la présente notice.
3. Nous pouvons également divulguer vos Données Personnelles à des prestataires de services tiers, en particulier pour les services suivants :
   • services informatiques, tels que le stockage de données, les services en nuage, l’analyse de données, etc. ;
   • services de conseil : conseillers fiscaux, avocats, conseillers en gestion, recruteurs, etc. ;
   • logistique pour la livraison de marchandises ;
   • services administratifs, tels que la gestion immobilière ;
   • services d’audit et de contrôle ;
   • information commerciale et le recouvrement de créances.
4. En règle générale, ces prestataires de services traitent les Données Personnelles en notre nom en tant que sous-traitants. Nos sous-traitants sont tenus de traiter les Données Personnelles exclusivement conformément à nos instructions, en prenant des mesures de sécurité appropriées. Nous garantissons un niveau approprié de protection des données lorsque nous engageons des prestataires de services par le biais d’accords contractuels.
5. Dans certains cas, nous pouvons divulguer vos Données Personnelles à d’autres tiers qui peuvent les utiliser également à leurs propres fins, par exemple :
   • nous pouvons divulguer vos Données Personnelles à des tiers si la loi l’exige (par exemple, les autorités) ;
   • nous nous réservons également le droit de traiter vos Données Personnelles pour nous conformer à une décision de justice ou pour faire valoir ou défendre des droits légaux, ou si nous le jugeons nécessaire pour d’autres raisons légales.

6. Pays dans lesquels nous pouvons transférer vos Données Personnelles ?

1. Nous pouvons être amenés à transférer vos Données Personnelles à des destinataires à l’étranger, incluant des pays qui ne fournissent pas le même degré de protection que la loi suisse. Si tel devait être le cas, nous mettrions en place les mesures appropriées pour protéger vos Données Personnelles au préalable (par exemple : en exigeant du destinataire qu’il accepte certains accords de traitement des données).
2. Avec votre consentement explicite, nous pouvons également être amenés à transférer des Données Personnelles dans d’autres situations prévues par la loi en vigueur.
3. Pour plus de détails à ce sujet, veuillez contacter directement le conseiller à la protection des données de Jean Singer & Cie SA par courriel à : info@singersa.ch.

7. Comment conservons-nous vos Données Personnelles ?

1. Nous conservons vos Données Personnelles :
   • aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles les données ont été collectées. En cas de contrat, nous conservons généralement vos Données Personnelles pendant la durée de la relation contractuelle et le délai de prescription légal ;
   • tant que nous avons un intérêt légitime à conserver les données. Cela peut être le cas si nous avons besoin de Données Personnelles pour faire valoir ou défendre des droits, à des fins de sauvegarde et d’archivage, et pour assurer la sécurité informatique, etc. ;
   • pour nous conformer aux obligations légales de conservation.
2. Si vous nous avez donné votre consentement, nous conserverons vos Données Personnelles jusqu’à ce que vous le retiriez, à moins que des délais de conservation légaux n’empêchent leur suppression. Après l’expiration du délai de conservation, vos Données Personnelles seront soit supprimées, soit conservées sous une forme qui ne permet pas votre identification personnelle (par exemple, grâce à l’anonymisation).

8. Comment protégeons-nous vos Données Personnelles ?

Nous prenons des mesures de techniques et organisationnelles appropriées pour maintenir la sécurité requise de vos Données Personnelles, pour les protéger contre un traitement non autorisé ou illégal et pour prévenir le risque de perte, d’altération involontaire, de divulgation involontaire ou d’accès non autorisé.

9. Vos droits

1. Vous êtes en droit de demander des détails relatifs à vos Données Personnelles en notre possession et à la manière dont nous les traitons, ou encore de recevoir une copie de vos Données Personnelles.
2. Vous pouvez également demander la rectification ou la destruction de vos Données Personnelles, restreindre ou vous opposer à leur traitement. Vous pouvez également décider de retirer votre consentement. Veuillez noter que même après avoir décidé de retirer votre consentement, nous pouvons être amenés à poursuivre le traitement de vos Données Personnelles dans les limites exigées ou autorisées par la loi.
3. Vous êtes également en droit de déposer une plainte relative à notre traitement de vos Données Personnelles auprès d’un organe de surveillance approprié. En Suisse, il s’agit du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).
4. Nous devons veiller à l’exactitude et à la mise à jour de vos Données Personnelles. Pour ce faire, nous vous remercions de nous informer de tout changement y relatif en nous contactant par courriel à l’adresse suivante : info@singersa.ch.
5. Toute demande d’exercice d’un droit doit être accompagnée d’une copie d’un justificatif d’identité en cours de validité pour nous permettre de nous assurer que la demande formulée émane bien du titulaire légitime des données concernées.

10. Existence d’un processus de décision automatisé ?

Nous n’utilisons pas de processus de décision automatisé ni de profilage.

11. Contact

1. Si vous avez des questions ou si vous souhaitez exercer vos droits concernant le traitement de vos Données Personnelles, veuillez contacter le Conseiller à la protection des données de notre entreprise à l’adresse info@singersa.ch.
2. Les demandes physiques peuvent être envoyées à :
   Jean Singer & Cie SA
   Route de la Gare 70
   2017 Boudry
   Suisse

12. Modification des dispositions de la présente notice

1. Nous nous réservons le droit de modifier nos mesures de sécurité et de protection des données, si tant est que des développements techniques ou légaux l’exigent. Le cas échéant, nous adapterons également la présente notice en conséquence.
2. Veuillez donc toujours vous assurer de bien prendre connaissance de la version actuelle de notre notice.